E-Rechnung ist kein Kinderspiel
Erlangen | Mit dem Start ins Jahr 2025 zieht die E-Rechnung in die Welt der Handwerker ein. Dann verliert die Papierrechnung ihren bisherigen Vorrang. Stattdessen hält die E-Rechnung ins Geschäftsleben zwischen Firmen Einzug. „Die Einführung des neuen Rechnungsformates in das Geschäftsleben ist eine große Umstellung“, hebt Wolfgang Mevenkamp, Geschäftsführer der Kreishandwerkerschaft Erlangen, Hersbruck und Lauf, hervor. „Nur Rechnungen an Privatkunden können wie bisher auf Papier oder als PDF-Datei verschickt werden“, klärt er auf.
Auf die Ausnahmen bei der Einführung sollten selbst kleine Handwerksbetriebe bis hin zur Ein-Mann-Firma nicht vertrauen. So sieht etwa eine Ausnahmeregelung vor, dass noch bis zum 31. Dezember 2026 Papierrechnungen gestellt werden dürfen. In diesem Zeitraum dürfen auch noch andere elektronische Formate, wie z.B. das bewährte PDF, per Mail verschickt werden, wenn der Empfänger zustimmt.
Jetzt alle Vorbereitungen treffen
Hintergrund für die Pflicht zur E-Rechnung ist das Wachstumschancengesetz. Es will auf dieses Weise die Digitalisierung vorantreiben und Umsatzsteuerbetrug bekämpfen, führt Wolfgang Mevenkamp weiter aus. „Auf dieses Datum sollten sich alle Firmen vorbereiten und nicht vergessen: Ein PDF ist zwar eine elektronische Datei, aber keine E-Rechnung.“ Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten beispielsweise im elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Solche Dateien lassen sich nicht herkömmlich lesen. Mit den richtigen Programmen können Rechnungsempfänger und Steuerprüfer maschinell, die Daten vom Empfänger über Betrag bis hin zur Mehrwertsteuer auslesen und verarbeiten.
„Die Umstellung der eigenen Buchhaltung sollte man jetzt nicht auf die lange Bank schieben, egal wie groß eine Firma ist.“ Wolfgang Mevenkamp weist etwa auf den naheliegenden Fall hin, dass Handwerker sich im Großhandel mit Material eindecken. „In der Regel muss der Großhandel ab 2025 dafür im neuen Format die E-Rechnung stellen.“ Dann ist der Handwerksbetrieb gezwungen, mit dem neuen Standard für B2B-Rechnungen umzugehen. Erste Ansprechpartner sind für die E-Rechnung der Steuerberater oder das IT-Haus, das die Firmensoftware betreut.
Kostenlos ist nicht „umsonst“ – die KHS hilft
Erste Hilfe für den Empfang von E-Rechnungen gibt es bereits von verschiedenen Anbietern. Manche lassen sich kostenlos installieren, in solchen Fällen „bezahlt“ der Nutzer sie typischerweise mit seinen Daten. Das sollte man im Blick haben, wenn es um sensible Rechnungsdaten mit Kundennamen und Rechnungsbeträgen geht.
Bei der Vorbereitung der Umstellung kommt auch Hilfe direkt aus dem Handwerk. Der Landesverband Bayerischer Bauinnungen wird in einer Infoveranstaltung für die KHS die wichtigsten Aspekte und Lösungswege vorstellen.
Mit EDI-Verfahren auf der sicheren Seite
Ein weiterer Sonderfall ist das sogenannte EDI-Verfahren, es steht für Electronic Data Interchange. EDI lässt sich auch künftig als Alternative nutzen, wenn die erforderlichen Informationen für die Umsatzsteuer aus der verwendeten Rechnung richtig und vollständig extrahiert werden können. Maßgeblich ist hier die sogenannte CEN-Norm EN 16931. EDI findet sich häufig entlang der Zulieferketten der Automobilindustrie oder in der Logistikbranche.
„Aussitzen ist keine Alternative“
Auch wenn das Tagesgeschäft sowieso schon den vollen Einsatz fordert: „Das Thema E-Rechnung auszusitzen, ist keine Alternative“, unterstreicht Wolfgang Mevenkamp. Das sagt er gerade mit Blick auf Handwerksfirmen mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro. Die haben nämlich noch etwas mehr Zeit. Größere Firmen müssen ab dem 1. Januar 2027 immer eine E-Rechnung nach den neuen Anforderungen verschicken. Wer im Vorjahr weniger als 800.000 Euro umgesetzt hat, kann noch bis zum 31. Dezember 2027 mit Papier- oder PDF-Rechnung hantieren. „Es ist ein Zusatzaufwand, der sich am Ende durch eine schlankere Buchhaltung wieder auszahlen soll. Aber man muss es rechtzeitig anpacken.“
Quelle: KHS | Kreishandwerkerschaft Erlangen-Hersbruck-Lauf
Video/Bilder: KHS (iStock-1409677544)
Text: Kauri Spirit